Résumé de « La 25ème heure » aka la bible de la productivité

Notre dernier Plezi Day sur le thème de temps, le cahier de productivité que l’on a créé pour l’occasion, nos kits dédiés aux marketeurs débordés… Vous l’aurez remarqué, la gestion du temps est sujet important pour nous.

Pas étonnant donc que l’on se soit penchés sur le livre devenu un best seller en matière de productivité : “La 25ème heure” de Guillaume Declair, Bao Dinh et Jérôme Dumont. Plus de 300 fondateurs de startups, entrepreneurs et directeurs de fonds d’investissements y ont livré leurs secrets de productivité.
Résultat ? Un concentré de conseils et bonnes pratiques applicables directement pour devenir la version la plus productive de nous-mêmes.

Chez Plezi, on est nombreux à l’avoir lu car il se lit très vite. Vous pouvez le lire en plusieurs fois, prendre des notes… N’hésitez pas à vous replongez dedans en cas de coup de mou, c’est un super coup de boost !

Le début d’année était le moment parfait pour le feuilleter à nouveau. On a gardé le best of pour vous en faire un résumé en trois étapes (une par chapitre). Tous les membres de l’équipe marketing ont voulu rajouter leur grain de sel et comme on est très mal organisés, nos témoignages peuvent vous intéresser…

Dans cet article, vous trouverez :

• Comment mettre en place une bonne organisation ?
• Comment rester concentré ?
• Comment accélérer ?

Chapitre 1 : mettre en place une bonne organisation

L’idée de ce chapitre est de revoir la manière dont l’on gère son temps et de mettre en place un système de productivité qui permet de consacrer suffisamment de temps aux projets vraiment importants.

Vous devez connaître ça : une to-do list longue comme le bras, des sollicitations de tous les côtés, des priorités qui s’ajoutent en permanence… Résultat : on ne sait pas par où commencer, on perd du temps sur des tâches qui ont peu de valeur et on prend du retard sur les tâches qui elles, sont importantes. Bref, on finit frustré et notre to-do list ne désemplit pas.

Allez, on reprend depuis le début. Le maître mot de cette première partie ? L’organisation.

La to-do list, notre meilleure amie

Prendre le réflexe de noter chaque tâche sur sa to-do list permet de créer un engagement envers soi même donc de faire un premier pas vers la réalisation de la tâche.

On peut regrouper les tâches similaires à faire dans le même créneau horaire, même si elles concernent des sujets différents. Cela permet au cerveau de ne pas s’épuiser totalement en devant s’adapter à un sujet complètement différent, et ainsi rester concentré sur un process.

Kany

Apprenez à dire non ! Si vous dites oui à toutes les sollicitations que vous recevez, c’est que vous n’avez pas défini vos objectifs personnels assez clairement. Et vous allez vous retrouver avec une to-do list à rallonge.

Pour reprendre le contrôle de votre emploi du temps, ayez une vision claire de vos objectifs principaux. Vous pourrez ensuite répondre aux différentes sollicitations selon votre disponibilité.

La priorisation, le secret d’une organisation efficace

Prioriser, c’est un peu comme ranger, mais pour des taches : important / non important, et urgent / non urgent. Chaque matin, nous devons identifier trois grosses tâches à accomplir et commencer notre journée par celles-ci.
Pourquoi ?
Parce que si nous commençons par de petites tâches, il sera par la suite très compliqué d’accomplir les tâches plus importantes. Faites la plus compliquée en premier, puis enchaînez sur celles de moins en moins importantes. Vous verrez que certains jours vous aurez le doux sentiment d’avoir accompli une belle journée… à midi. C’est magique !

Benoît

Chez nous, on a notre Jean-Michel priorisation. Ça fuse dans sa tête, lui donnant la capacité de concentration d’une mouche autour d’un barbecue… Ça l’a donc forcé à s’organiser pour prioriser.

Benoît témoigne donc du “syndrome slack”

“Avec l’outil de messagerie Slack, tout devient prioritaire et urgent. Mais c’est faux ! Plutôt que de dire non aux tâches, on peut challenger la personne qui nous les attribue : pour quand ? pourquoi ? quel degré d’importance ? Souvent on se rend compte que la moitié des taches sont ni importantes, ni urgentes…
J’utilise pour ma part le “productivity planner” de “Intelligent change” : 5 tâches prioritaires, 5 tâches d’importance moyenne, 5 tâches additionnelles par semaine. Puis une tâche importante par jour / 2 moyennes et 2 additionnelles.

Faites le calcul : vous êtes censés avoir déjà planifié vos tâches importantes en début de semaine, et vous ne pourrez ajouter que 40% de tâches par rapport à celles planifiées.
L’idée n’est pas de respecter à la lettre ce planning, mais d’avoir les armes pour s’organiser et comprendre quand on devient moins efficace.”

La règle des deux minutes : si une tâche vous prend moins de 2 minutes, faites-la tout de suite. Cela évite d’avoir à la noter et de se retrouver avec une to-do list à rallonge. Encore du temps gagné !

Le principe du timeboxing, pour reprendre le contrôle de son temps

Après avoir défini nos trois tâches, il faut leur allouer un créneau de la durée nécessaire pour les réaliser et inscrire ces créneaux dans nos agendas. Cela nous empêche de prévoir des réunions à la place et nous garantit un moment dédié pour boucler ces tâches.

On peut commencer par se bloquer des créneaux de travail intense, ou encore regrouper les réunions sur un ou deux jours. Typiquement, j’essaie de les concentrer au maximum les lundi et vendredi.
Concernant les réunions, si l’une d’elles n’a pas d’objectif défini et si les personnes ne l’ont pas préparée, on la reprogramme.

Benoît

Caler ses missions et sa priorisation en fonction de son rythme. En ce qui me concerne, je commence toujours par les tâches qui me demandent le plus d’effort le matin, parce que je suis matinale et c’est là que ma productivité est maximale. Je réserve les tâches moins intellectuelles à la fin de la journée.

Kany

De mon coté, en fin de semaine, le vendredi après-midi quand c’est plus calme, je prépare la semaine prochaine en créant ma to-do list et en calant dans mon agenda des créneaux horaires pour avancer sur mes différentes missions / projets.
Cela me permet d’identifier combien de temps va me prendre une tâche et ainsi de ne pas surcharger mon agenda et de finir ma to-do avant la fin de semaine.
En ayant des créneaux bloqués, j’ai également moins de réunions positionnées en milieu de journée, qui ont tendance à casser le rythme.

Adeline

La procrastination, notre ennemi n°1

Lorsqu’on est face à une tâche que l’on n’a pas envie de faire, il y a trois solutions pour éviter de procrastiner :

• la découper en sous-tâches motivantes,
• s’imposer des deadlines,
• se lancer. Le plus dur, c’est de commencer. Pour être motivé, il faut d’abord agir !

Chapitre 2 : comment rester concentré ?

Un bureau ordonné pour avoir l’esprit clair

Bureau rangé = esprit apaisé. Les lettres, contrats et autres post-it qui trainent sur notre bureau sont autant d’éléments visuels qui nous déconcentrent. Avoir un espace de travail ordonné permet de se concentrer plus facilement et plus durablement.

True story : pendant longtemps, le deuxième écran de mon bureau n’a servi qu’à accueillir mes dizaines de post-it colorés. Efficaces pour égayer mon espace de travail, mais encore plus pour attirer mon regard plusieurs fois par jour et me déconcentrer… J’ai fini par abandonner les post-it au profit d’un carnet dans lequel je note tout. Et j’utilise mon deuxième écran…

Marie

Non, cette notification n’est pas urgente

Les médias et réseaux sociaux nous bombardent de notifications à longueur de journée.

Pour éviter de céder à la tentation de les consulter tout de suite, il vaut mieux installer des outils de blocage comme Freedom. Kany a également testé et approuvé l’appli Forest, très ludique et efficace pour rester concentré en évitant les distractions.

J’ai de mon côté désactivé toutes les notifications d’applications sur mon téléphone et sur l’ordinateur sauf pour les événements de l’agenda : lorsque je suis distrait, c’est que j’ai fait l’effort d’aller dans l’application… Pas d’excuse donc !

Benoit

Se créer une bulle pour rester focus

Certaines tâches nécessitent d’être concentré pendant un long moment, sans se faire interrompre. Pas toujours évident, surtout lorsqu’on travaille en open space.

Chez Plezi, on sait que si l’un de nous met son casque ou ses écouteurs, c’est signe qu’on ne doit pas le déranger.

L’autre avantage de la musique, c’est qu’elle peut permettre d’augmenter le niveau de concentration. Au sein de l’équipe marketing, on partage régulièrement nos playlists spécial “focus” (vous en trouverez beaucoup sur Spotify ou toute autre appli de musique).

Chapitre 3 : accélérer la cadence

Cette dernière partie est assez dense et s’articule autour de la méthode FAST.
Fundamentals : une base solide pour gagner du temps sur futures tâches
Automation : automatiser les actions répétitives
Speed : accélérer les actions manuelles
Twenty-Eight Rule : 20% des efforts pour 80% de l’impact

Nous allons seulement vous parler de ce que nous avons mis en place, on vous laisse découvrir le reste dans le livre.

Les fondamentaux, la base des bases

Cette partie reprend les essentiels pour être dans de bonnes conditions physiques et donc plus productif.

Faire du sport

Pendant l’effort, notre corps sécrète de la dopamine. Cette hormone réduit la sensation de fatigue, améliore la concentration et la mémoire de travail pour le reste de la journée. En gros, en faisant du sport on dépense de l’énergie, mais on en gagne encore plus.

Je fais du sport le matin, avant d’arriver au bureau. Ça me permet d’une part d’éviter de prendre les transports en même temps que tout le monde et donc une dose de stress supplémentaire avant d’arriver au travail, et d’autre part de prendre mon temps aussi bien dans ma séance qu’au bureau (car je ne me dis pas “je dois partir rapidement parce que je dois aller au sport”).

Kany

Se caler sur son horloge biologique

Etes-vous plutôt du matin ou du soir ? Pour optimiser votre temps, organisez votre emploi du temps en fonction de votre horloge biologique.

“Comme je sais que suis plus productive le matin, j’arrive au bureau vers 8h00. Arriver tôt permet de lancer la journée plus facilement car les bureaux sont très calmes. Et lorsque tout le monde arrive, je suis déjà lancée dans mes tâches du jour. Commencer sa journée serein est un gros plus pour le reste de la journée !”

Kany

De mon côté, j’arrive souvent mieux à me concentrer le soir, quand l’agitation de la journée est passée. Je reste donc souvent plus tard pour avancer sur certaines tâches lorsque les bureaux sont presque vides. Le calme du bureau permet de se concentrer plus facilement qu’en journée et de faire le point sur les tâches du lendemain.

Marie

L’automatisation (ça faisait longtemps…)

Cette partie vous donne de nombreux conseils pratiques et outils pour automatiser vos tâches récurrentes : remplissage de formulaires, emails, process, organisation de rendez-vous…

Le but est d’automatiser les tâches chronophages et répétitives pour se concentrer sur sa valeur.

Place à l’accélération

On ne peut améliorer que ce qu’on mesure !

Pour identifier où se situent vos plus gros gisements de productivité, analysez la répartition de vos différentes tâches de la semaine : le nombre d’heures passées en réunion, sur vos emails, vos réseaux sociaux etc… Vous pouvez l’estimer grossièrement ou de manière plus précise avec un outil de type Rescue Time qui mesure le temps passé sur chaque application.

On trouve dans cette partie une multitude d’outils et extensions à installer pour accélérer notre vitesse d’écriture, de lecture, notre navigation, nos réunions, etc…

La loi de pareto… ? (vous allez comprendre)

Le célèbre principe de Pareto (20% des clients rapportent 80% du chiffre d’affaires) peut dépasser le domaine économique et s’appliquer à notre quotidien.

En effet, on peut laisser tomber 80% des actions à faible impact et se concentrer sur le 20% plus importantes.

Facile à dire, mais dans la réalité il est assez difficile de se forcer à s’arrêter quand on sait qu’on peut aller plus loin.

L’astuce : se mettre des deadlines “irréalisables”. Le livre nous donne un bon exercice :

« Vous devez envoyer une proposition commerciale compliquée ? Bloquez une heure et envoyez-la à votre client quoi qu’il arrive à la fin de cette heure. Vous serez bluffé par votre capacité à aller à l’essentiel. »

Ce qu’il faut retenir : réaliser une tâche ne signifie pas forcément l’effectuer à la perfection. L’objectif est plutôt de faire assez d’efforts pour obtenir le résultat escompté, sans perdre du temps à tout peaufiner.

 

Alors, prêt à mettre en place de nouvelles méthodes de travail pour être encore plus productif en 2020 ? Dites nous en commentaires si vous avez lu “La 25ème heure” ou si l’article vous donne envie de le lire et n’hésitez pas à partager vos propres astuces pour booster sa productivité !